Saya Daria Kozenko, manajer proyek di NIX United. Tim saya sedang mengerjakan produk TI dengan lebih dari 150 orang yang terlibat. Beberapa tim sedang mengerjakan produk ini, termasuk tim yang terdiri dari 30 ahli IT dari NIX United. Tim lainnya berasal dari India, Jepang dan China.
Kami semua berbagi tanggal rilis dan backlog tugas yang sama. Oleh karena itu, sangat penting untuk bekerja sama dengan semua tim terdistribusi pelanggan untuk menghindari kesalahan.
Saya ingin berbagi pengalaman saya dan menjelaskan tantangan yang kami hadapi dalam memindahkan sistem lama ke platform baru, dan bagaimana kami dengan hati-hati menyempurnakan alat dan mekanisme untuk menangani harapan pelanggan dalam situasi yang tidak terduga.
Artikel ini akan berguna bagi manajer proyek, analis bisnis, analis teknis, dan profesional lain yang berperan sebagai PM.
Bagaimana Anda memperlakukan pelanggan Anda seperti seorang profesional?
Hubungan antara freelancer dan klien adalah hubungan yang sulit untuk dihadapi. Kemampuan Anda untuk bekerja dengan berbagai jenis… Baca lebih lajut
Mengapa kita bekerja dalam menghadapi ketidakpastian
Pada awal proyek, kami memiliki tim yang sebagian terdiri dari pengembang front-end dan back-end, klien, analis bisnis dan jaminan kualitas, dan perkiraan kasar tentang berapa banyak profesional lain yang dapat diminta.
Namun, tidak ada ruang lingkup pekerjaan yang direncanakan, perkiraan yang akurat, atau strategi peluncuran di tempat. Selanjutnya, orang-orang kunci dalam proyek (Pemilik Produk, Manajer Proyek Teknis, dan Supervisor) dipromosikan dan dipindahkan ke proyek lain di dalam perusahaan. Lebih buruk lagi, klien menetapkan jadwal yang tidak realistis tanpa berkonsultasi dengan kami.
“Proyek itu seharusnya dihentikan!“- Orang akan berkata. Tapi bagi kami, gelasnya selalu setengah penuh. Kami telah bekerja dengan pelanggan ini untuk waktu yang lama dan telah menjalin hubungan yang dapat dipercaya dan saling menghormati.
Oleh karena itu, kami menganggap tidak masuk akal untuk membuat preseden berbahaya yang diikuti dengan penghentian kerja sama, karena kami percaya bahwa dalam jangka pendek kami akan menyelesaikan situasi ini.
Kami mulai dengan menolak untuk memenuhi tenggat waktu klien, sebaliknya, kami berfokus pada ukuran baju tugas dan menerima tenggat waktu yang direvisi yang hanya berbeda lima bulan dari harapan awal klien untuk tenggat waktu.
Kami juga mengoordinasikan desain secara efektif, menyelidiki persyaratan untuk menemukan hambatan dan ketergantungan tim lain. Kami mencoba meminimalkan semua risiko di tahap awal.
Semua ini dilakukan bekerja sama dengan tim pengembangan untuk terlibat dalam dialog substantif dengan pelanggan.
Bagaimana kita bertindak terhadap solusi?
Pertama dan terpenting, kami memberi tahu klien tentang risiko melewatkan tenggat waktu serta potensi ketergantungan tak terduga pada tim klien lain yang tidak kami sadari saat itu.
Jadi, kami mulai mempersiapkan pelanggan untuk kemungkinan perubahan segera, kemudian menunjuk pemilik produk baru untuk penataan dan pemeliharaan persyaratan yang berkelanjutan, tujuan utama kami adalah membentuk dan mengevaluasi ruang lingkup secepat mungkin.
Tindakan kami masuk akal untuk pesanan pembelian baru, dan itu menjadi bagian dari proses. Kami masih menangkap temuan kami dalam artefak pada sistem internal untuk bekerja dengan basis pengetahuan umum. Kami juga telah melibatkan tim lain yang memiliki ketergantungan untuk dibicarakan.
Kami menyoroti kesempatan yang mencegah kami bergerak maju lebih cepat selama pertemuan klien tanpa kehilangan fokus pada kemajuan harian. Misalnya, desain pelanggan. Lagi pula, tanpa desain, kita tidak bisa membuat seluruh bagian depan.
Setelah kami selesai perawatan, kami membuat jadwal baru yang mencakup semua risiko yang disebutkan, dan klien tidak kecewa ketika menerima jadwal baru karena dia mengetahui setiap langkah. Bahkan, dia mengharapkannya!
Klien terlibat dalam proses tersebut, dan pada saat itu, satu-satunya hal yang ada di pikirannya adalah mengoordinasikan modifikasi baru dengan manajemen senior. Bersama dengan klien, kami menyimpulkan bahwa tim kami perlu mempertimbangkan kemungkinan lain untuk pemangku kepentingan.
Itu perlu untuk mundur dari keterbatasan proyek dan mencari cara untuk mengurangi ruang lingkup, memperluas kru, dan memperkirakan kemungkinan kerugian bagi pelanggan. Kami datang dengan tiga opsi, masing-masing dengan biaya dan dampaknya sendiri. Klien menggunakan presentasi kami sebagai titik awal dan manajemen senior menyetujui revisi tersebut.
Namun, tahap perencanaan migrasi data adalah tantangan yang berbeda bagi kami, tidak cukup untuk menyelesaikan semua fitur sistem lama di sistem yang baru.
Jadi, sebagai gantinya, kami perlu menentukan organisasi mana yang akan bertransisi ke sistem baru dan kapan mereka akan melakukannya. Dan agar tidak ada yang tertinggal, metrik dasar ditentukan, dan penyesuaian dapat dibalik jika terjadi kesalahan.
Dengan liburan musim dingin dan rencana Natal yang akan datang, kami harus merestrukturisasi migrasi data dan strategi penundaan rilis, karena penting untuk menyelaraskan dengan kemampuan dan jadwal klien.
Kesimpulan kami dari kasus ini?
Setelah berurusan dengan klien dalam skenario di atas, ada beberapa hal yang ingin saya tarik sebagai kesimpulan yang diambil dari kasus ini.
Selalu katakan yang sebenarnya, dan tidak ada yang lain selain kebenaran
Jalankan audit masalah secepatnya karena itu satu-satunya cara Anda dapat menemukan solusi baru yang sukses. Anda akan mencapai ini sebagai sebuah tim dengan klien Anda, keduanya tertarik pada hasil yang sukses.
Kegagalan kami akan berada dalam situasi kami jika kami memilih untuk tetap diam. Jangan berharap untuk mendapatkan kredibilitas dengan pelanggan dengan menyetujui persyaratan yang tidak masuk akal atau berbahaya.
Pemangku kepentingan sisi klien harus disinkronkan
Negosiasi ulang kesepakatan: Ketika beberapa orang kunci membuat keputusan, mereka mungkin tidak berkomunikasi satu sama lain. Adalah tanggung jawab Anda untuk membuat semua orang sadar akan kecepatan.
Anda sangat keliru jika Anda berpikir bahwa setiap orang di tim sisi klien adalah orang yang berani yang bertengkar satu sama lain setiap hari, semua orang hidup di dunia mereka sendiri dan tidak punya waktu untuk melakukan tugas “ekstra”.
Benamkan diri Anda dalam proyek
Anda tidak akan menyelesaikan banyak hal kecuali Anda membenamkan diri dalam proyek tersebut. Sayangnya, Anda tidak merencanakan beban menurut arah pengembangan, menghitung kerangka waktu dengan tepat, menampilkan jalur kritis, mengumpulkan statistik yang benar, dan merencanakan aktivitas selanjutnya.
Sebisa mungkin, benamkan diri Anda di dalamnya. Jangan mengabaikan diri sendiri karena Anda tidak memiliki apa pun untuk ditawarkan kepada komunitas pengembangan. Di sisi lain, jangan takut untuk bertanya karena takut membodohi diri sendiri.
Manajer proyek terkadang dapat memunculkan nuansa yang tidak diperhitungkan oleh orang lain dalam tim, semua karena pandangan Anda tentang masalahnya berbeda dari pandangan tim pengembangan.
Pertimbangkan untuk mendasarkan jadwal Anda pada tim lain
Sangat penting untuk merekonsiliasi versi semua tim dan menyelaraskan aktivitas Anda dengan aturan dan praktik mereka sendiri. Tidak peduli betapa tidak nyamannya kelihatannya, jangan ragu untuk mengatasi masalah ini secara langsung.
Misalnya, selama salah satu pertemuan publik kami dengan tim tempat kami bergantung, kami mengetahui bahwa mereka tidak bermaksud untuk menyertakan fungsionalitas yang kami cari dalam rilis mereka.
Kami tahu kisaran 100% yang kami harapkan jauh dari kasus ketika kami secara eksplisit menanyakan apa yang dapat mereka cakup. Kami juga memberi tahu tim ini bahwa mereka tidak akan mengirimkan pengembangan yang kami harapkan pada tenggat waktu tertentu.
tugas beresiko
Sulit untuk mencapai potensi penuh di tempat kerja, oleh karena itu, baik perkiraan maupun durasinya diatur dengan rasio risiko tertentu, dan ini menciptakan penghalang yang memberi kita ruang untuk bermanuver.
Namun, perhatikan persentase intrusi jangkauan dalam skenario ini. Ini adalah penerimaan yang buruk jika mulai berkembang dengan cepat. Ini berarti Anda belum mempertimbangkan semua risiko dan Anda telah membuat perkiraan yang salah.
Akibatnya, Anda mungkin perlu membuat skenario baru, menambah jumlah pemain, menunda tenggat waktu, atau mengurangi ruang lingkup.
Dasbor bisa sangat berguna
Tidak melakukan apa-apa secara manual, malas. Atlassian telah memikirkan segalanya untuk Anda. Yang paling penting adalah mengetahui apa yang ingin Anda lacak dan metrik apa yang dapat memberi Anda jawaban.
Menurut pendapat saya, lebih banyak dasbor lebih disukai daripada panel yang lebih sedikit. Anda akan menemukan panel kontrol yang tidak Anda perlukan saat menggunakannya.
Tawarkan pertemuan perawatan
Tidak cukup menyiapkan tugas untuk musuh berikutnya. Akhiri seluruh rentang rilis. Dan semakin awal Anda memulai, semakin baik. Dengan menunda-nunda dan menunda tumpukan tugas, Anda tidak akan menemukan semua kejutan tersembunyi lebih cepat.
Rencana untuk melepaskan, bukan musuh cepat terdekat
Ini adalah akibat wajar dari saran sebelumnya, Anda harus melihat gambaran keseluruhan, bukan hanya sebagian, dan tidak akan mudah untuk menilai secara objektif seberapa baik tim Anda memenuhi harapan klien.
Jika Anda tidak memiliki pandangan yang jelas tentang apa yang sedang terjadi, sulit untuk menetapkan tenggat waktu. Laporan versi dengan tanggal rilis adalah alat yang berguna di Jira, dan Anda harus mencobanya. Saya yakin Anda akan melakukannya. Saya terkejut melihat tanggal rilis dalam gambaran situasi yang lebih pesimis.
Jangan letakkan semuanya di tim Anda
Berbagi beberapa fungsi dengan tim terdistribusi lainnya mungkin lebih masuk akal. Jika mereka telah melakukan aktivitas sebelumnya, mereka mungkin memiliki lebih banyak pengalaman.
Akibatnya, mereka mungkin dapat menyelesaikan tugas ini lebih cepat daripada tim Anda, yang harus menghabiskan lebih banyak waktu untuk mempelajari area kode baru. Pertimbangkan laba kotor daripada perbaikan celah terpisah.
Ambil umpan balik dari tim lain juga
Pakar tim lain dapat menunjukkan apa yang kurang dari tim Anda, memberi Anda perspektif baru dan menghemat banyak waktu untuk keseluruhan proyek.
Pelacakan metrik proyek
Anda harus menyadari kinerja tim Anda. Melacak periode keberangkatan tertentu dari rencana dengan setiap balapan. Jika Anda terlambat dari jadwal, Anda perlu mengetahui berapa banyak pekerjaan yang harus Anda lakukan, seberapa cepat Anda harus mengarangnya, dan siapa yang akan membayarnya.
Laporan Sprint Jira menyediakan pelacakan kecepatan di akhir setiap sprint. Saya juga merekomendasikan Alat Kesehatan Sprint dan Filter Kaya sesuai kasusnya.
Setiap perjanjian harus didokumentasikan secara tertulis
Pelanggan dapat memahami angka lebih baik daripada bahasa lainnya. Dan setiap percakapan harus diakhiri dengan ringkasan panggilan â?? A?? Bertanggung jawab untuk melakukan langkah-langkah berikut.
Jika ini tidak dilakukan, semua orang hanya akan mendengar apa yang mereka inginkan, dan mereka akan mengingat lebih sembarangan. Sebagai manajer proyek, adalah tugas Anda untuk mengurangi kemungkinan kerugian tersebut. Jadi jangan menjadi pemalas; Tanpa catatan tentang semua hal ini telah dikatakan.
Lebih baik lagi, rekam panggilan dengan persetujuan semua peserta dalam percakapan. Dengan begitu, jika Anda melewatkan atau melupakan sesuatu, Anda akan selalu dapat mendengarkan kaset itu lagi.
Saya berlatih merekam ringkasan panggilan, tetapi tidak selalu langsung, jadi sebaiknya jangan melakukan banyak tugas dalam sesi kompleks yang membutuhkan fokus intens.
Lacak modifikasi domain
Tentu saja, selalu lebih baik jika otomatis. Manfaatkan notifikasi dan dasbor Jira. Jika Anda tidak dapat mempersiapkan prosedur sendiri, Anda dapat meminta bantuan klien atau rekan kerja yang lebih berpengalaman.
Bersikaplah terbuka dan jujur dalam segala hal yang Anda lakukan – di mana pun dan kapan pun.
Tetap perbarui pelanggan tentang kemajuan Anda, dengan mengucapkan kata-kata dengan lantang dan mengirim pesan teks melalui email/pesan.
Juga perlu diingat bahwa informasi apa pun, bahkan yang paling sederhana, dapat disalahpahami, jadi pastikan untuk menjelaskan bahkan detail yang paling mendasar karena tangkapan dapat disembunyikan di depan mata.
Saya berharap untuk melihat bagaimana perjalanan kami berakhir di versi saat ini, tetapi itu akan menjadi cerita lain.
(Pos tamu ini ditulis oleh Daria Kozenko untuk Hongkiat.com.)
